Марафон «Гибрид-гид»

Юля: Сашаааа, у нас в 10:00 должны были выйти промежуточные итоги. Сейчас 10:03. Ребята ждут, у тебя все ок?

Саша: Юля, прости, случился форс-мажор, мне резко поплохело, вызывала скорую((

Юля: Ёжкин кот! Что случилось? Как ты сейчас?

Саша: Почти в себе. Хорошо, что весь контент готовился заранее.

1. Расскажи на примерах, как организовать офисные дни, как их наполнять, чтобы это было радостью, а не принуждением приехать в офис.

2. Были ли примеры, когда руководитель команды работал в гибридном режиме, а вся его команда на пятидневке в офисе?

3. Удалённой команде необходимы личные встречи — формальные и/или неформальные? Если да, то какая их оптимальная частота?

4. Как решается вопрос разницы часовых поясов? Например, кому из сотрудников придется недосыпать из-за созвонов?

5. Можно ли формальные рабочие встречи разбавлять неформальным общением: 5 минут в начале, 5 минут в конце? Или нужно делать неформальные встречи помимо формальных?

Юля: Саша, слушай. По задумке в выпуске ВООГРРа Марина задает вопросы, а я отвечаю. Хочешь взять на себя роль навигатора и задавать мне вопросы от лица Марины? Нужен второй голос))

Саша: Конечно!)

Саша: Юля, я готова!

Юля: Нам нужен чистый звук, чтобы всё это хорошо звучало. Мне тут подсказали способ — надеть шерстяной носок на айфон)

Юля: Саш, не пойдёт, эхо такое сильное…

Саша: Что можно сделать?

Юля: У тебя есть гардеробная? Шкаф большой?

Саша: Шкаф-купе! Сейчас попробую…

Юля: Я 8 лет руководила распределенной командой в издательстве МИФ. Некоторые сотрудники каждый день приходили в офис, но в основном все работали на удаленке и только раз в неделю встречались оффлайн...

Саша (параллельно): Привет лидерам! Это Марина, ваш гибридный навигатор.

Юля: Знаешь, у меня уже традиция. Проснуться и читать ночную практику марафонцев. Каждое утро – куча сообщений.

Саша: Дааа, ребята любят сдавать по ночам) А есть один марафонец, каждый раз сдаёт в 09:59.

Юля: А сдаёт поверхностно?

Саша: Нет, прям вдумчиво, это не для галочки. Просто вот всегда в одно время — за минуту до дедлайна))

Юля: Здорово! Давай возьмём промежуточную обратную связь. Только если просто просить прислать фидбек, то мало будет ответов. Лучше «зашить» это в практику четвёртой остановки, ок?

Саша: Так?

Юля: Да, отлично!

Саша: А может, второму потоку будем с каждой остановкой саммари отправлять?

Юля: О, классная идея! Успеешь подготовить?

Саша: Да, это быстро!

Оказывается, первые минуты совещания определяют, насколько оно будет продуктивным. Проводили эксперимент. В одной команде на старте совещания какая-то заранее определенная «плохая утка» отпускала токсичные комменты: опять будем штаны протирать, зачем мы тут все, очередное бессмысленное совещание и т.д. В другой команде «хорошая утка» отпускала позитивные комментарии: сейчас всё быстренько решим, погодка — кайф, жизнь прекрасна, а как ваше настроение? Результативность второй команды была выше на 37%.

Это исследование проводила консалтинговая компания из «большой четверки». Судя по результатам, самые важные минуты совещания — первые, а правильно начать созвон — ценный навык.

Заканчивать созвон на хорошей ноте так же важно, как и начинать: состояние, с которым все выходят с очередного совещания, будет влиять на работу на протяжении ближайших часов.

Практики, которые помогут начать и закончить совещание — чек-ин и чек-аут.
Смысл чек-ина — начать созвон с короткого обмена новостями, приятными впечатлениями, целями и задачами, которые каждый участник команды хочет обсудить в рамках темы созвона. Чек-ин занимает 1-3 минуты на одного человека, но потраченное время того стоит — это позитивное начало совещания. Оно помогает команде синхронизироваться по состоянию, включиться в обсуждение и сфокусироваться на целях.

Чек-ин можно ограничить по:
— Времени: «В течение одной минуты расскажи, что ты ожидаешь получить по итогу встречи».
— Формату: «Поделись своим состоянием, одним словом».
— Количеству пунктов: «С какими двумя мыслями ты пришёл(шла) сегодня на встречу?».

Чек-аут — это закрывающий круг, когда каждый участник подводит итог встрече и снова фокусируется на целях и задачах.

Чек-аут может включать неформальную часть — рассказать о состоянии, с которым выходишь с совещания. Можно включить и формальную часть — предложить каждому озвучить список своих задач, которые сотрудник забрал с этого созвона.

Наташа: Привет! Как дела? Начали?

Люнона: Да, всё хорошо!

Юля: Всё прошло здорово :) Немного отзывов вам.

— Невероятно, что мы СТОЛЬКО успели за час!

— Классная схема для брейншторма. Хочется научиться собирать её быстро!

— Улыбаться — хорошо. Принудительно повышается настроение.

— Моё открытие — то, что личность ведущей интенсив Юли — действительно как её тексты, также брызжут энергией и доброжелательностью.

— И за весь марафон спасибо, он классный, рекомендую вовсю коллегам!

— Марафон понравился, структурирует знания, напоминает очевидное и добавляет немного новых полезных. Достаточно времени для заданий. Продуктивная атмосфера в чате. Полезные чек-листы, которые можно переиспользовать позднее при необходимости.

— Оффлайновость процесса, нет необходимости резервировать время, публичность практики — интересно посмотреть на практику коллег. Довольно интересная форма подачи, попытка уйти от сухого изложения. Возможность несколько абстрагироваться от процесса, посмотреть на свою команду и организацию рабочего процесса по-новому.

— Очень нравится. Марафон созвучен многим моим собственным мыслям сейчас и помогает их лучше структурировать, причём даже по более широким темам. Ну и я с удовольствием стала применять несколько лайфхаков сразу. Из конкретики: я приняла «нормальность» периодов forming и storming, проанализировала прошедшие изменения в команде, наконец отрефлексировала прошлые сложности и пошла дальше. Повела коллег в сторону сокращения операционных вопросов в чатиках.

— Материал – супер. Складываю все в папочку, чтобы потом перечитывать. Много приемов, которые я уже и так использую, которые у кого-то подсмотрел или до которых сам дошел. И здорово, что здесь они тоже упоминаются, значит, двигаюсь в правильном направлении.

— Классная структура курса. Многое откликается, напомнили ряд полезных инструментов, которые «пылились» + добавились новые, которые уже интегрируются в общий «набор управленческих скиллов». Очень полезно общее пространство и опыт коллег. Полезный пинок для систематизации знаний и внеплановой диагностики команды с коррекцией и донастройкой «дашбордов». Это однозначно важно в новой гибридной реальности! :)

— Сначала было непонимание и отторжение по формату. Под конец стало даже интересно и по кайфу, так как реально можно прогнозировать время и подстраиваться под свой график и задачи. Именно формат полуонлайна. Есть реально полезные вещи, которые взял себе. Например, включенные камеры, очередность, карточки и т.п.

«Знакомься, это Антон. Он руководитель небольшого подразделения в Mail.ru Group. Антон умник, любит всё оптимизировать и шлифовать процессы. (И в этом он немножко гик — потому мы его и выбрали). Сейчас перед ним стоит вызов — адаптироваться к гибридной работе и научиться…»

Хотите узнать, как прошел запуск обучающего лонгрид-сериала для руководителей под названием «Гибрид нашего времени»? Приходите к Юле Максиной в телеграм-канал «А что, так можно было?». Юля напишет там о публикации кейса ))