Тру на связи

Контекст

Бизнес-марафон для HiPo-сотрудников «Бюро инициатив»: строим мосты в коммуникациях двух культур

После объединения двух офисов с противоположными культурами компания столкнулась с трудностями в коммуникации. Тру разработали бизнес-марафон, чтобы помочь сотрудникам объединиться в решении общих проблем.

провели кастдевы и выявили ключевые проблемы (неэкологичная коммуникация и неэффективное кросс-функциональное взаимодействие);
погрузили участников в систему управления проектами micro.P3.express;
организовали серию встреч по разработке проектов с экспертом-фасилитатором;
разработали контент для телеграм-канала в формате карточек и шортридов;
записали три выпуска подкаста, который стал виральным среди сотрудников;
помогли участникам повысить навыки работы с обратной связью и проектного управления.

Кейс кратко

О чём кейс: провели бизнес-марафон «Бюро инициатив» для HiPo-сотрудников (от англ. high potential — сотрудники с высоким потенциалом), где участники из двух офисов совместно разрабатывали решения актуальных ценностных противоречий.

О чём кейс

Что сделали

Общий контекст

Компания из сферы автомобильной промышленности взяла курс на взращивание внутренних талантов по системе HiPo (название озвучивать не можем — NDA).

Проблема в том, что атмосфера внутри достаточно напряженная: объединились два больших офиса — столичный и региональный:

столичный — с гибкой и открытой культурой;
региональный — с консервативной.

Коммуникация страдает: в письмах мелькает громкое «СРОЧНО!», а в общении проскальзывают токсичные фразы в духе «они что там думают, у нас принтеров нет?».

Марина Войтович

продуктовый директор Тру

Совместно с клиентом мы понимали, что дело не только в коммуникации. Проблема напряженной обстановки лежит не в плоскости неумения сотрудников общаться экологично друг с другом, а в противоборстве разных культурных подходов и нежелании что-то менять.

Мы разработали системный подход: создать пространство, где сотрудники смогут сплотиться и найти точки согласия, чтобы решить общие ценностные противоречия.

Этим пространством стало Бюро инициатив — площадка, где участникам предстояло объединиться в разнородные команды, разработать решение общей проблемы и освоить новые подходы к совместной деятельности.

Выбрали формат бизнес-марафона — емкого и практикоориентированного интенсива на четыре недели.

Задачи Бюро инициатив:

снять напряжение между офисами и городами, объединив сотрудников против «одного врага» — общих ценностных противоречий;
показать ценность экологичной коммуникации в работе;
заложить вектор на гибкость компании, начиная с потенциального кадрового резерва;
развить кросс-функциональное взаимодействие между офисами и городами.

Исследование аудитории

Начали с кастдевов, чтобы узнать актуальные проблемы аудитории. Пригласили представителей разных офисов, отделов, стилей коммуникации и гендеров.

Проанализировали ответы и выделили ключевые проблемы, которые встречаются в обоих офисах:

Неэффективные коммуникации

нет культуры обратной связи (обратной связи нет вообще или дается неэкологично);
нет контакта с другими отделами;
долгие и часто безрезультатные совещания.

Сложности кросс-функционального взаимодействия

непонятно, кто за что отвечает (в компании есть справочник, но информация в нём неактуальная или неполная);
долгие согласования.

Эти боли легли в основу программы бизнес-марафона. Главной целью стало заложить фундамент для выстраивания экологичных коммуникаций и налаживания кросс-функционального взаимодействия.

В ходе марафона участники:

в группах разрабатывали проекты на синхронных встречах с экспертом-фасилитатором;
изучали теоретический контент в телеграм-канале.

Групповая работа над проектами: как проходили синхронные встречи

Участники разрабатывали проекты по методологии минималистичного проектного управления Micro.P3.express. Про основы подхода участникам рассказал консультант и эксперт в области обучения Евгений Комиссаров. Евгений — наш старый знакомый: мы работали вместе в проекте для Спортмастера «Встретились, поговорили!». Его экспертиза в проектной деятельности как раз подходила под специфику программы.

Группы встречались каждую неделю и пошагово разрабатывали проекты под руководством эксперта-фасилитатора Марии Рыкиной. Всего было три встречи.

Для групповой работы выбрали онлайн-доску Холст (аналог Miro). Каждая встреча проходила по заданному фрейму: фасилитатор помогал участникам логически двигаться по этапам разработки проекта.

Мария Рыкина

старший преподаватель ВШЭ, фасилитатор Бюро инициатив

Одним из главных итогов онлайн-встреч стало то, что участники обрели друг в друге опору и осознали, что они не одни. Независимо от расстояния, должности и географического положения — проблемы у всех общие. Вместе найти решение гораздо проще, чем в одиночку.

Участники делятся инсайтами в конце первой синхронной встречи

Вот какие проекты разработали участники:

Памятка по управлению распределенной командой;
Правила использования корпоративных каналов коммуникаций;
Правила эффективной деловой письменной коммуникации: «Как формулировать запросы смежным подразделениям и как давать обратную связь»;
Проект «Как эффективно выстраивать горизонтальные коммуникации с коллегами»;
Проект «Карточка дирекции».

Для своих проектов участники определили целевую аудиторию и её боли, составили драфт и предложили шаги по внедрению.

Пример карты проекта одной из команд

Телеграм-канал: теория в карточках, кейсы и виральный подкаст

Формат марафона требует максимально быстрого доступа к материалам и новостям курса. Подходящей площадкой оказался телеграм-канал: там удобно общаться и изучать поддерживающий контент.

Теорию мы публиковали в формате карточек и шорт-ридов. Делали акцент на кратких рекомендациях, чтобы участники могли сразу взять их в работу и быстро увидеть результат.

Для отработки навыков мы публиковали кейсы, в которые зашивали частые проблемы из рабочей жизни участников. Это давало возможность развивать вариативность мышления, тестировать разные стратегии и видеть последствия своих решений. Мы выделяли неделю на работу с кейсом, а после публиковали разбор ответов и комментировали лучшие решения.

Гвоздем программы стал подкаст с искрометным названием, которым мы не можем поделиться из-за NDA ☹️ Двое инициативных коллег из обоих офисов встретились, чтобы поговорить о проблемах в коммуникациях и найти точки пересечения, которые помогут офисам объединиться.

Опубликовали три выпуска, каждый посвящен отдельной проблеме — коммуникация, решение конфликтов и адаптация к изменениям.

Идея показалась участникам свежей и интересной — по итогу подкаст стал вирусным и вышел за пределы марафона.

Люди отправляли записи коллегам, поддерживали ведущих реакциями и делились позитивными комментариями.

Фирменный стиль: отсылка к объединению двух культур

Экологичная коммуникация, взаимодействие разных отделов, объединение двух культур — этими смыслами был наполнен не только учебный контент, но и весь фирменный стиль марафона.

Дарья Баранова

ведущий дизайнер Тру

Основной визуальный прием в иллюстрациях — наложение и пересечение фигур, комбинации фирменных цветов. Это символизирует коллаборацию, где коммуникация, взаимодействие двух миров (людей, идей, команд) приводит к созданию нового уникального результата.

Пунктирные линии как дополнительный элемент символизируют связи между командами, пути поиска решения проблемы и сам процесс работы.

В этом и есть суть Бюро инициатив: объединить два центра компании и изменить восприятие с «Мы здесь, а они там, совсем другие» на «Мы разные, но одна команда, с общими целями и ценностями».

Итоги обучения

В конце мы провели выпускной, где каждая группа презентовала свои проекты. На встречу позвали руководительницу программы, которая поделилась с участниками обратной связью об их проектах и помогла определить следующие шаги для внедрения идей в жизнь.

Как измеряли результат

1

Оценили точку А и В. В начале и конце программы мы отправили участникам чек-лист компетенций, по которому они оценили свои навыки коммуникации и проектной работы. К концу обучения выросли средние оценки по трем компетенциям:

Управление проектами

Навыки обратной связи

Управление конфликтами и рисками

2

Собрали обратную связь от участников. Получили положительные отзывы про программу в целом и отдельные форматы.

Марафон отличный, было интересно поработать в команде с коллегами и узнать новую информацию о планировании и ведении проекта. Это определенно можно начать использовать в работе. Плюс очень понравились задачки в канале о решении конфликтных ситуаций, во время поиска решения учишься смотреть на конфликт с разных ракурсов.
Очень понравились задания в канале (кейсы), где подробно разбирались конкретные ситуации и как в таких случаях себя вести.
Благодарю организаторов и тренеров! Стоит отметить разнообразный формат подачи информации: были видео, аудио и тексты, холсты и презентации. Очень креативно, были задействованы все чувства восприятия, чтобы точно у всех осталось на подкорке.
Предлагаю подкасты сделать постоянной формой, типа дайджестов, не привязываюсь к обучению.

Какой эффект оказала программа на поведение участников — делится клиент.

Клиент Тру

Результат работы над проектам выражается на уровне осознания и смены поведенческой парадигмы.

В компании не было распространено проявление инициативы и продвижение своих идей выше уровня команды. Тем ценнее в такой культуре был марафон как один из первых кирпичиков в формировании более эффективной и проактивной кросс-функциональной коммуникации. Когда участники понимают, что проблемы общие, а их инициатива в решении проблем приветствуется и поддерживается, они могут объединиться и действительно начать улучшать жизнь компании.